공식조직이란?

현대 사회는 공식조직과 비공식조직으로 나누어집니다. 오늘 글은 공식조직이 가지는 의미와 기능 그리고 한계점에 대해서 이야기 해보도록 하겠습니다.

 

공식조직 의의

공식 조직은 실제로 공식적으로 외부 세계에 노출되는 인간 협회입니다. 모든 조직에는 고유한 목표가 있으며 이러한 목표를 달성하려면 공식적인 조직이 필요합니다. 예를 들어, 정부 청사에 들어가면 각 부서의 직원과 담당 업무에 대한 사진이 게시되어 있는 것을 볼 수 있습니다. 각 부서 내 개인의 책임을 공개하는 이유는 공식적인 조직 목표를 달성하기 위한 인력 배치를 공개하고 이들이 전체 조직의 목표 달성을 위해 협력할 수 있도록 하기 위한 것입니다. 공식 조직은 조직도에 표시된 분업을 구현하고 분업의 형태로 지속됩니다. 분업 과정에서 상호 정보 교환과 업무 협업이 원활하게 이루어지면 공식적인 조직의 의미는 그대로 유지될 수 있습니다. 반면에 갈등이 내재되어 있고 함께 일하는 것이 불편하다면 공식적인 조직은 실제로 쇼일 뿐이며 어떤 형태로든 메스를 사용해야 합니다. 공식조직은 영구적인 서비스 업무를 수행하는 장기공식조직(상설공식그룹)과 특정 특수업무를 수행하기 위해 일시적으로 창설되는 단기 공식그룹으로 나눌 수 있습니다. 전자는 조직의 이사회, 부서 및 팀, 상임위원회를 말하고, 후자는 실무그룹, 임시위원회 등을 포함합니다. 공식적인 조직은 근본적으로 합리성에 기반을 두고 있습니다. 과거에는 많은 조직이 관례적이거나 전통적인 권위에 의존하여 조직을 운영했습니다. 예를 들어 봉건시대의 관료조직은 어떤 측면에서는 합리성을 추구했지만, 실제로는 많은 측면이 왕의 뜻에 의해 통제되었습니다. 마찬가지로 권위주의 국가의 관료조직은 비합리적이고 지도자의 뜻에 따라 운영되는 경향이 있습니다. 그러나 현대의 공식 조직은 핵심적으로 합리적으로 운영됩니다. 명확한 규칙과 절차, 법적, 제도적 경계 내에서의 조직적 기능은 당연한 것으로 간주됩니다. 이는 조직 목표에 대한 합리적인 판단과 참여를 강조하고, 특정인의 희망에 따른 비합리적인 운영을 배제하려는 경향을 말합니다. 그러므로 오늘날의 공식조직은 목표설정부터 과정, 결과까지 합리적인 절차에 따라 운영되고 있다고 볼 수 있습니다.

 

공식조직 기능

공식적인 조직 구조는 조직의 목표 달성을 위해 다양한 역할을 수행하는 기반이자 지원 시스템 역할을 합니다. 첫째, 조직도에 표시된 직원 배치는 조직 내 상호 관계와 업무 분업을 개략적으로 설명하는 목적을 제공합니다. 또한, 업무 분담에 따라 위계가 확립되고 권한과 책임이 배분됩니다. 둘째, 공식적 조직은 미리 정해진 인간관계를 형성함으로써 공식적 의사소통 채널을 가능하게 할 뿐만 아니라 규칙과 직위 측면에서 조직 구조를 보다 명확하게 표현할 수 있게 해준다. 명확한 형식체계가 없는 조직은 무질서한 집단일 뿐이며 무질서한 갱단이 되기 쉽습니다. 따라서 공식적인 조직 구조는 조직을 지원하고, 조직의 본질을 구현하며, 목표 달성에 중요한 지원을 제공합니다. 베버(M. Weber)는 공식 조직의 목적을 다음과 같이 설명합니다. 공식 조직은 작업 프로세스에서 노동을 분할 및 통합하고, 작업 수행을 위한 절차 및 규정을 명확하게 정의하고, 능력에 따라 임명 및 승진 시스템을 구현하고, 분류 및 구성할 수 있습니다. 시장과 고객을 발굴하고, 전문가 배치를 통해 외부 환경변화에 대비합니다. 베버가 설명하는 것처럼 노동의 분업과 통합은 피라미드 모양으로 구성된 계층 구조인 삼각형의 형태를 취합니다. 하위 부서는 업무를 담당하고 상위 부서의 감독을 받으며, 상위 부서는 다시 업무를 담당하고 상위 부서의 감독을 받습니다. 노동의 분업과 통합은 지속적이며 책임의 위임을 통해 이루어집니다. 작업 실행 절차 및 규정은 개인이 책임을 지는 작업 세부 사항, 방법론 및 수행 절차를 기술하며 일반적으로 매뉴얼 또는 규칙서라고 합니다. 성과에 따른 승진과 임용은 학연, 지역연줄, 가족관계를 중시하는 사고방식을 거부합니다. 대신 고객 선호도나 원자재 가용성의 변동 등 외부 시장 상황을 고려하는 시장과 고객의 분류 및 민주화를 통한 관리를 옹호합니다. 이러한 접근 방식은 그러한 변화에 적시에 대응하는 것이 필요합니다. 외부 환경 변화에 대응하기 위한 전문가 배치는 국제 금융 시장이나 다양한 시스템 및 규정의 변화에 ​​적응할 수 있는 조직의 역량을 강화하는 것을 목표로 합니다.

 

공식조직 한계

공식조직은 우리 삶에 가장 활동적인 시간을 보내는 곳입니다. 회사에 취업하고 공무원이 되고 사회단체 등 각종 조직체에서 일을 수행하여 수입을 얻으며 생계를 이어갑니다. 이렇듯 공식조직은 우리 삶과 밀접합니다. 그렇지만 공식조직이 외부에 드러나고 체계화된 만큼 조직체 나름의 부담감 및 한계성도 나타나고 있습니다.

첫째, 외부환경 변화에 대응하는 구조적인 유연성의 부족입니다. 일단 공식조직은 제도적이고 성문화되어 있으며, 가시적인 형태를 띤 인위적인 생산물입니다. 밖으로 드러난 구조인 만큼 어떤 외부환경 변화에 손쉽게 대응하기가 곤란합니다. 만약 공식적인 구조를 획기적으로 변경하려 들면 구성원의 반발이 일어날 수 있습니다. 공식 구조를 변경한다는 것은 구성원의 기득권이나 안정성을 저해할 수 있다는 불안감으로 작용하기 때문입니다. 예를 들면, 공기업을 민영화시켜 조직의 운영방향을 경쟁체제로 전환시킬 때, 공기업 직원들의 불안감과 저항이 잇따르는 것도 이러한 요인에 기인합니다.

 

둘째, 권위적인 면이 강해 피상적인 협조를 가져올 수 있습니다. 공식구조는 위계 질서를 강조하기 때문에 상사는 권위를 인정받고 싶어 하고 부하는 권위적인 것을 싫어하면서도 추종해야 합니다. 간혹 전문가로서 권위를 인정받는 경우도 있지만, 대부분은 계층제에 의한 상사와 부하의 관계에서 어쩔 수 없이 권위에 순종해야 합니다. 이런 상황에서는 업무에 대한 집단적 협조가 진심으로 이루어지기가 쉽지 않습니다. 보수와 같은 금전적인 이득이나 승진 등의 유인책으로 협조를 이끌어낼 수밖에 없습니다. 한마디로 마음이 아닌 물질적인 조건 등에 의해 단합하는 모습이 대부분입니다.

셋째, 구성원의 소외로 인한 비인간적인 면의 표출됩니다. 공식조직체는 능률과 효율성이 어느 정도 달성 가능하지만, 그 안에는 인간의 주관적 감정이나 판단보다는 오로지 매뉴얼에 의해 움직이는 기계화된 인간만이 있게 됩니다. 한 예로 햄버거를 만들어 파는 맥도널드 회사의 운영방식은 처음부터 끝까지 모든 과정을 규정하고 있어 개인의 주관적 판단은 전무합니다. 이런 현상은 하나의 햄버거 회사에 국한된 것이 아니라 대부분의 공식조직제가 가지고 있는 특징입니다. 이와 같은 현상을 매뉴얼에 따라 움직이는 이른바 '맥도날드화(化)' 라고 할 수 있으며, 공식조직 내 의 개인의 존재감은 현저히 떨어질 수밖에 없습니다. 공식조직 내의 개인은 스스로의 존재감보다는 공식조직 내 매뉴얼대로 움직이는 부속품화 현상을 경험하면서 소외 감을 느끼게 됩니다. 결국 공식조직체의 개인은 시간이 흐를수록 소외감은 더욱 심화될 수 있습니다.

넷째, 규정과 절차에 얽매인 나머지 비감정적이고 삭막한 인간형이 될 수 있습니다. 공식적 구조는 규정과 절차에 따라 움직이다 보니까 개인의 재량권이나 융통성 이 사라지고 감정이 없는 인간형으로 변모할 수 있습니다. 나아가 외부환경 변화에 즉각 대응하지 못하는 '훈련된 무능력자'(trained incompetent)를 양산할 수 있습니다. 그러나 오늘날은 공식적 구조에서도 민주화 바람이 불기 때문에 이런 한계점은 어느 정도 완화되어 가고 있으며, 구성원들의 아이디어 제안제도를 활성화시키는 조직도 늘어가고 있습니다.

다섯째, 계층화로 인한 정보전달의 왜곡현상이 나타납니다. 일선에서 근무하는 사람들의 의견이 최상위층으로 그대로 전달되어야 하는데, 공식적 구조와 같은 계층제는 이것이 용이하지 않습니다. 일선의 의견이 위로 올라갈수록 보고자에게 유리한 방향으로 정보가 왜곡되고 결국 최상위층으로 전달될 때는 많은 부분 왜곡된 정보가 전달 될 수 있습니다. 그러나 오늘날은 인터넷이나 TV 등 많은 매스미디어를 통한 정보전달이 실시간으로 이루어지기 때문에 최상위층에서도 제대로 된 정보를 얻을 가능성이 높습니다. 그만큼 일선의 의견이 왜곡될 가능성이 줄어든 셈입니다.

여섯째, 소수의 사람만이 조직을 운영하는 '과두화의 철칙'(the Iron Law of Oligarchy)이 나타납니다. 어떤 조직이든 실질적으로 조직을 운영하는 사람은 상층부의 몇몇 사람들입니다. 이것은 공식조직이든 비공식조직이든 일반화된 현상입니다. 문제는 이런 현상이 소수의 이익만을 대변하는 방향으로 조직을 운영할 수 있고, 이로 인해 다수 구성원들의 이익이 침해될 뿐 아니라 권위적인 조직으로서 비민주적인 요소가 강해질 수 있습니다.

이상에서 지적한 것 외에도 학자마다 제시된 공식조직의 한계점은 여러 가지가 있습니다.그럼에도 불구하고 1차 집단적인 성격을 가진 조직체 외에 오늘날 대부 분의 조직은 공식조직체를 형성하고 있습니다. 그것은 현대의 공식조직체를 대체할 만 한 이상적인 조직구조가 등장하지 않았고, 관료제 성격을 띤 공식조직체가 목표달성의 효율성 및 조직운영의 합리성 면에서 나름대로 인정받았기 때문입니다